M8 - Aplicacions web / Apunts UF2: Gestors d'arxiu web

Alfresco

Introducció

Un gestor documental o gestor de continguts, és una eina que permet la gestió de grans quantitats d'informació emmagatzemades en forma de documents.

La combinació d'aquest tipus de biblioteques de documents amb índexs emmagatzemats en una base de dades permet l'accés ràpid mitjançant diversos mètodes, a la informació continguda en els documents que generalment es troben comprimits i que, a més de text, poden contenir qualsevol altre tipus de documents multimèdia (imatges, vídeos ...).

Un gestor documental permet compartir la informació continguda en els documents que són creats, editats i esborrats pels seus usuaris. Per tant, ha de proveir de mecanismes que possibilitin aquesta col·laboració i tot el que això comporta: organització del repositori de documents, gestió dels usuaris i els seus permisos per a l'accés als documents i per a la modificació d'aquests , control de versions de documents, recerques sobre els documents, etc.

A més d'aquestes característiques bàsiques, pot oferir altres com notificacions als usuaris, regles de publicació de documents, mecanismes avançats de creació de documents a partir de plantilles, etc.

Alfresco és un gestor documental molt complet, creat per experts en l'àrea de la gestió documental i que presenta totes les característiques esmentades.

Estructura del repositori

El repositori (magatzem de documents i arxius) es construeix a partir dels conceptes bàsics de contingut i espai, que es repeteixen al llarg d'aquest document.

- Contingut: és qualsevol arxiu emmagatzemat en Alfresco. Pot ser un document o un arxiu de qualsevol extensió, com ara PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc.

Els continguts estan formats per dos elements principals: l'arxiu en si mateix i els seus propietats (informació sobre el contingut). Per defecte, els continguts tenen les propietats de títol, descripció i autor, juntament amb informació per auditoria com qui el va crear i quan va ser creat.

- Espai: és equivalent al concepte de directori o carpeta, però amb propietats addicionals com a regles de contingut i de seguretat. Pot contenir altres espais i continguts.

El repositori s'estructura en forma d'arbre a partir de l'Espai Arrel, del qual pengen tots els espais i continguts que es creen:

Interfície d'usuari. Client web d'Alfresco

Per accedir al client web d'Alfresco des de qualsevol navegador

http://127.0.0.1:8080/alfresco/faces/jsp/dashboards/container.jsp

En carregar la pàgina d'Alfresco, s'accedeix a la pàgina per a usuaris convidats, és a dir, els usuaris que no s'han identificat en el sistema i que per tant no poden realitzar cap acció, excepte consultar els documents públics entrant en Espai personal:

Per a connectar com a usuari registrat, cal prémer en Iniciar Sesión (guest) per accedir a la pàgina de connexió que mostra el següent formulari per introduir el nom de usuari i la contrasenya:

La interfície d'usuari es divideix en tres zones que es detallen a continuació.

Barra d'eines

Es troba a la part superior de la pàgina, i presenta els elements que es descriuen en la següent taula:

	Accés a una pàgina d'informació sobre Alfresco, les tecnologies que empra i els seus autors.
	Accés a les opcions d'usuari: canvi de les dades personals, la contrasenya i l'espai d'inici (a triar d'entre els mostrats a la barra de dalt).
	Amaga o mostra el Panell Lateral.
	Accés a l'ajuda en línia d'Alfresco.
	Permet fer una recerca ràpida sobre els continguts i espais del repositori, així com accedir a la pàgina de cerca avançada.

Aquesta barra conté enllaços per a l'accés directe als espais interessants per a l'usuari: l'espai arrel d'Alfresco, l'espai Personal, l'Espai de Convidat i El meu Alfresco (panell personalitzat pels usuaris per realitzar les tasques més comunes).