Diferència entre revisions de la pàgina «M8 - Aplicacions web / Apunts UF2: Gestors d'arxiu web»

Revisió del 20:45, 24 gen 2014 (mostra codi font) Rsort (Discussió | contribucions) (→‎Panel lateral) ← Vés a l'edició anterior		Revisió del 20:46, 24 gen 2014 (mostra codi font) Rsort (Discussió | contribucions) (→‎Panel lateral) Vés a l'edició següent →
Línia 91:		Línia 91:
	En el desplegable trobem la tableta que ens presenta les següents opcions:		En el desplegable trobem la tableta que ens presenta les següents opcions:
−	[[Imatge:tableta.png |300px|center| Tableta]]	+	[[Imatge:tableta.png |300px|right| Tableta]]
	- '''El portapapers''', on es mostren els elements (espais o contingut) copiats o tallats.		- '''El portapapers''', on es mostren els elements (espais o contingut) copiats o tallats.

---

Revisió del 20:46, 24 gen 2014

Alfresco

Introducció

Un gestor documental o gestor de continguts, és una eina que permet la gestió de grans quantitats d'informació emmagatzemades en forma de documents.

La combinació d'aquest tipus de biblioteques de documents amb índexs emmagatzemats en una base de dades permet l'accés ràpid mitjançant diversos mètodes, a la informació continguda en els documents que generalment es troben comprimits i que, a més de text, poden contenir qualsevol altre tipus de documents multimèdia (imatges, vídeos ...).

Un gestor documental permet compartir la informació continguda en els documents que són creats, editats i esborrats pels seus usuaris. Per tant, ha de proveir de mecanismes que possibilitin aquesta col·laboració i tot el que això comporta: organització del repositori de documents, gestió dels usuaris i els seus permisos per a l'accés als documents i per a la modificació d'aquests , control de versions de documents, recerques sobre els documents, etc.

A més d'aquestes característiques bàsiques, pot oferir altres com notificacions als usuaris, regles de publicació de documents, mecanismes avançats de creació de documents a partir de plantilles, etc.

Alfresco és un gestor documental molt complet, creat per experts en l'àrea de la gestió documental i que presenta totes les característiques esmentades.

Estructura del repositori

El repositori (magatzem de documents i arxius) es construeix a partir dels conceptes bàsics de contingut i espai, que es repeteixen al llarg d'aquest document.

- Contingut: és qualsevol arxiu emmagatzemat en Alfresco. Pot ser un document o un arxiu de qualsevol extensió, com ara PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc.

Els continguts estan formats per dos elements principals: l'arxiu en si mateix i els seus propietats (informació sobre el contingut). Per defecte, els continguts tenen les propietats de títol, descripció i autor, juntament amb informació per auditoria com qui el va crear i quan va ser creat.

- Espai: és equivalent al concepte de directori o carpeta, però amb propietats addicionals com a regles de contingut i de seguretat. Pot contenir altres espais i continguts.

El repositori s'estructura en forma d'arbre a partir de l'Espai Arrel, del qual pengen tots els espais i continguts que es creen:

Interfície d'usuari. Client web d'Alfresco

Per accedir al client web d'Alfresco des de qualsevol navegador

http://127.0.0.1:8080/alfresco/faces/jsp/dashboards/container.jsp

En carregar la pàgina d'Alfresco, s'accedeix a la pàgina per a usuaris convidats, és a dir, els usuaris que no s'han identificat en el sistema i que per tant no poden realitzar cap acció, excepte consultar els documents públics entrant en Espai personal:

Per a connectar com a usuari registrat, cal prémer en Iniciar Sesión (guest) per accedir a la pàgina de connexió que mostra el següent formulari per introduir el nom de usuari i la contrasenya:

La interfície d'usuari es divideix en tres zones que es detallen a continuació.

Barra d'eines

Es troba a la part superior de la pàgina, i presenta els elements que es descriuen en la següent taula:

	Accés a una pàgina d'informació sobre Alfresco, les tecnologies que empra i els seus autors.
	Accés a les opcions d'usuari: canvi de les dades personals, la contrasenya i l'espai d'inici (a triar d'entre els mostrats a la barra de dalt).
	Amaga o mostra el Panell Lateral.
	Accés a l'ajuda en línia d'Alfresco.
	Permet fer una recerca ràpida sobre els continguts i espais del repositori, així com accedir a la pàgina de cerca avançada.

Aquesta barra conté enllaços per a l'accés directe als espais interessants per a l'usuari: l'espai arrel d'Alfresco, l'espai Personal, l'Espai de Convidat i El meu Alfresco (panell personalitzat pels usuaris per realitzar les tasques més comunes).

Panel lateral

La barra lateral conté diverses característiques d'ajuda per navegar, cercar i treballar amb contingut, com el Navegador, el portapapers, Accessos Directes, Espais Recents i OpenSearch.

En el desplegable trobem la tableta que ens presenta les següents opcions:

- El portapapers, on es mostren els elements (espais o contingut) copiats o tallats.

- Els Espais recents, amb accessos directes als espais visitats recentment.

- Els Accessos directes creats per l'usuari, per facilitar la seva tasca.

Área de treball

S'hi desenvolupen totes les tasques possibles en Alfresco, i el seu contingut depèn de la tasca que s'estigui duent a terme, ja sigui relacionada amb la gestió d'espais i continguts, gestió d'usuaris de l'espai, etc.

A la part superior de l'Àrea de treball hi ha una barra de navegació que mostra sempre el camí de l'espai en què ens trobem (espai actual), permetent l'accés directe a qualsevol espai que es trobi en el camí des de l'espai arrel a l'espai actual. Si estem navegant pels espais, l'àrea de treball es divideix en tres parts. A dalt, sota la barra de navegació, es mostra en gran el nom del espai actual i la seva icona, ia la seva dreta totes les accions possibles sobre el espai. Depenent dels permisos de l'usuari es podrà afegir i crear continguts i espais, esborrar, copiar i enganxar espais complets, etc.

L'ús del botó Tornar a la pàgina anterior del navegador web pot provocar errors en el camí a l'espai actual. Per tant, es recomana l'ús de la barra de navegació i l'accés a espais recents del Panell lateral per tornar a l'espai anteriorment visitat.

A sota d'aquesta barra de navegació, a Examinar espais es poden veure els espais continguts en l'espai actual representats pel seu nom i una icona. Si es punxa sobre el nom o la icona s'accedeix a aquest espai, que passa a ser l'espai actual.

Al costat de cada espai apareixen diferents icones que representen les accions possibles sobre l'espai (Tallar, Copiar, Eliminar, Veure detalls, etc.).

En Elements de contingut es mostren els continguts de l'espai actual de la mateixa manera que els espais a Navega espais, clicant sobre la icona o el nom, i depenent del tipus d'arxiu que sigui, es visualitza o es descarrega l'arxiu seleccionat.

Treballant amb Alfresco

Vista Detalls

Tant els espais com els continguts tenen disponible l'acció Detall, representada amb la icona , que permet veure tota la informació referent al element seleccionat:

Al centre de la pantalla podem veure totes les propietats de l'espai o contingut, algunes de les quals (com nom, títol o descripció) es podran modificar mitjançant .

A la part de la dreta hi ha el panell d'Accions, que presenta totes les accions que pot realitzar l'usuari sobre l'element, i que depenen directament dels permisos que tingui.

Creació i esborrat d'espais i continguts

CREACIÓ D'ESPAIS

Per crear un espai, només cal situar-se en l'espai on vulguem crear-lo i seleccionar Crear > Crear espai:

Després Cal introduir un Nom per a l'espai, el títol i la Descripció (aquests 2 són opcionals), també es pot seleccionar la icona que presentarà l'espai creat al navegador.

També és possible crear un espai a partir d'un existent o d'un model. Per realitzar aquesta acció cal seleccionar, Seleccionar l'opció desitjada i seguir els passos que es presenten.

CREACIÓ DE CONTINGUTS

Pel que fa als continguts, tenim la possibilitat d'afegir contingut (des d'un arxiu extern) o bé de crear un contingut directament amb la interfície d'Alfresco amb format text pla, HTML o XML.

Afegir Contingut:

Per afegir contingut, és a dir, guardar en el sistema qualsevol tipus d'arxiu, cal punxar en i seguir els passos que es presenten en l'assistent. primer, cal seleccionar l'arxiu i enviar-lo. Un cop enviat es permet canviar el nom de l'arxiu i el tipus de contingut (si és un tipus de fitxer conegut s'establirà automàticament).

En punxar a D'acord, l'arxiu es guardarà en l'espai, encara que en un últim pas podrem modificar de nou el nom i el tipus de contingut, així com introduir les seves propietats opcionals: Títol, Descripció i Autor.

Crear Contingut:

Alfresco permet crear arxius de text pla, HTML i XML des de la interfície d'usuari, a través d'uns editors de text integrats. Per crear un arxiu en l'espai actual cal seleccionar Crear > Crear contingut:

S'inicia llavors l'assistent de creació de contingut que consta de 3 senzills passos.En el primer cal introduir el nom del fitxer a crear i seleccionar el tipus de contingut entre text HTML, Text Pla (plain text), o XML. En el següent pas es mostra l'editor depenent del tipus de fitxer seleccionat perquè s'escrigui el contingut de l'arxiu i finalment, en punxar a Finalitza es crea el document i es accedeix a la pàgina on es poden modificar les dades referents a l'arxiu, tant el Nom i el Tipus abans seleccionats, com les propietats no obligatòries de l'arxiu (Títol, Descripció, autor) i marcar o no l'opció de poder editar en línia (és a dir de la mateixa manera que s'ha creat).

ESBORRAT D'ESPAIS

Quan s'esborra un espai, El sistema dóna a triar entre 4 opcions:

• Esborrar l'espai i tot el seu contingut (incloent les regles de contingut).
• Esborrar els documents.
• Esborrar els subespais.
• Esborrar els documents i els subespais.

En acceptar l'operació, els elements elegits es traslladaran a la paperera. L'accés a la paperera es troba dins del menú Opcions d'usuari:

Dins de la pantalla Opcions d'usuari sota de tot hi trobem:

La pantalla Gestiona elements eliminats mostra els elements esborrats de tot els espais d'Alfresco, però presenta diferent funcionalitat si l'usuari és el Administrador. L'Administrador pot veure els elements esborrats per qualsevol usuari i recuperar-los o eliminar-los definitivament del sistema. La resta d'usuaris només pot veure els que ell mateix ha esborrat:

Com s'observa, es pot fer una recerca per nom o per contingut sobre els elements eliminats o mostrar tots directament . Es poden restringir els resultats de la recerca amb els filtres disponibles sobre la data d'esborrat dels arxius ( avui, des de fa 7 dies o des de fa 30 dies ).

A la llista d'elements eliminats es mostra la ubicació original dels arxius i la data d'esborrat. Els elements de la llista es poden eliminar definitivament mitjançant o ser recuperats amb . Aquesta última operació sol·licita la confirmació del usuari, i ofereix la possibilitat d'escollir l'espai on ubicar l'element recuperat. Si no s'indica cap ubicació, s'intentarà recuperar en la seva ubicació original (de la que va ser eliminat). L'èxit d'aquesta operació depèn dels permisos de l' usuari en la ubicació seleccionada i que l'espai continuï existint (en el cas de recuperar en la seva ubicació original).

ESBORRAT DE CONTINGUTS

Quan es vol esborrar un contingut , el sistema demana la confirmació i si s'accepta la operació d'esborrat , el document va a parar a la paperera , d'on es podrà recuperar posteriorment en cas que l'usuari es penedeixi , de la mateixa manera que hem vist amb els espais .

Altres accions sobre espais i continguts

TALLAR I COPIAR

Tant els espais com els continguts es poden tallar i copiar si el usuari té permisos suficients. Aquestes accions, si es realitzen sobre un espai, arrosseguen tot el que pengi d'ell. Després en el menú Més accions, trobem Enganxar tot:

ACCESSOS DIRECTES A ESPAIS I CONTINGUTS

Per crear un accés directe a un espai o contingut perquè aparegui en el bloc de Accessos directes del Panell Lateral, cal accedir al seu Vista Detalls i seleccionar la acció corresponent en el panell d'accions: L'accés directe es crea immediatament al Tauler lateral:

VERSIONS DE CONTINGUTS

Alfresco permet el control de versions i emmagatzema les diferents versions d'un arxiu que s'han anat creant. Les versions anteriors del document es poden consultar i descarregar en la vista Detalls de l'arxiu, dins del bloc Historial de versions. cada versió apareix juntament amb la informació sobre l'usuari que la va crear, la nota de la versió i la data.

Inicialment, quan es crea un arxiu, el control de versions està deshabilitat. per activar-lo, cal accedir al seu detall, i en el bloc Historial de Versions punxar en Permetre versions. En aquest moment es crearà la versió 1.0 de l'arxiu que es correspon amb el fitxer actual i es mostrarà en l'historial.

EDICIÓ I ACTUALITZACIÓ DE CONTINGUTS

L'acció de Edita al costat del icona de cada document i també a la vista detalls juntament amb l'acció Actualitzar. Alfresco permet l'edició en línia d'arxius de text pla , HTML i XML.

Editar un document en línia simplement mostra el contingut del fitxer en l'editor, perquè l'usuari el modifiqui i deseu els canvis, de la mateixa manera que quan es crea contingut.

També apareix l'opció d'editar Offline, és a dir, al programa en què va ser creat el document i no a l'editor de Alfresco. (Per exemple un document de Word) Actualitzar un contingut és enviar un nou document a Alfresco perquè substitueixi l'actual. Si l'arxiu té habilitat el control de versions, el fitxer actual es guardarà com una versió anterior, i el nou passarà a ser l'actual. Realitzar això és tan senzill com punxar en Actualitzar, triar l'arxiu, enviar i acceptar l'operació (igual que quan s'afegeix contingut).

BLOQUEIG I DESBLOQUEIG DE CONTINGUT

Per a la col·laboració dels usuaris a l'hora de modificar arxius, Alfresco proporciona un mecanisme per evitar que diversos usuaris puguin modificar el mateix arxiu al mateix temps. Aquest mecanisme es basa en bloquejar l'arxiu quan es va a modificar, romanent en aquest estat fins que l'usuari guardi els canvis. Els altres usuaris amb permisos, podran visualitzar el document però no modificar-lo. La manera de funcionament seria el següent:

1. Es bloqueja l'arxiu i es crea una còpia de treball en l'espai que indiqui. L'arxiu original és bloquejat perquè no pugui ser modificat per cap altre usuari. Això es fa amb l'opció del menú Accions, o bé directament punxant a Edita (tant offline, com online). A aquesta operació de bloqueig també se li coneix com fer "Check-out", o "Desprotecció".

2. Es treballa sobre la còpia (editant en línia o baixant el fitxer i actualitzant).

3. Es desbloqueja la còpia de treball. Això comporta que la còpia amb els canvis substitueix l'arxiu original i és eliminada. A aquesta operació també se li diu fer "Check-in" o "Protegir".

Això és el que veurem quan un arxiu està bloquejat i es crea una còpia de treball:

Si es cancel·la desprotecció:, s'eliminarà la còpia de treball i el bloqueig sobre el original, com si no s'hagués desprotegit i sense que hi hagi cap canvi.

L'arxiu original apareix amb la icona, Que vol dir que ha estat bloquejat pel usuari. Si hagués estat bloquejat per un altre, apareixeria la mateixa icona però sense la clau.

La icona , Serveix per pujar la còpia de treball ja modificada, i amb, desbloquegem i actualitzem el nostre fitxer original des de la còpia de treball. Si tenim activat el Control de versions, el sistema ens preguntarà llavors si el canvi ha estat o no important per posar un número de versió apropiat. També podem introduir notes sobre la versió:

NOTA: Tots aquests icones també estan disponibles al menú "Accions" de la vista Detalls.

FÒRUMS DE DISCUSSIÓ

Es poden definir espais de fòrums que continguin els fòrums des de l'opció de crear espai "Des de zero" del "Assistent avançat d'espais".

Els fòrums també es poden associar a espais ia continguts utilitzant l'acció "Obre un fòrum "de la" Vista detalls ", o des de les accions directes sobre espais i continguts:

Un exemple de fòrum:

Els fòrums es mouen amb l'objecte ia més es permeten fer cerques sobre fòrums i missatges del fòrum.

APLICAR PLANTILLES A ESPAIS I CONTINGUTS

Una plantilla és un document que pot ser aplicat a un o diversos objectes (per exemple documents) per produir un altre document. Les plantilles s'escriuen en un llenguatge específic el model de dades consisteix en els objectes que estan disponibles per a la plantilla, i que generalment es reduiran a l'espai actual (o el seleccionat), el document seleccionat i l'usuari actual.

L'administració de plantilles és tasca de l'administrador, però com a usuaris, podem fer ús de les mateixes:

Per aplicar una plantilla Model de contingut a un espai o document cal seleccionar l'acció de Previsualitzar, que dóna pas a una pàgina que permet triar la plantilla a aplicar sobre l'element seleccionat:

La plantilla triada s'aplica automàticament mostrant en pantalla els resultats. A més l'opció triada s'emmagatzema temporalment (fins que l'usuari es desconnecti), i s'aplica cada vegada que es tria l'acció Previsualitzar del mateix element.

Resultat de seleccionar la plantilla general_example.tfl:

També es pot escollir un model de contingut perquè s'apliqui sempre que es accedeixi a la Vista detalls d'un element. En el bloc Vista personalitzada cal punxar en Aplicar model o per poder seleccionar la plantilla a aplicar.

La plantilla triada s'aplica a l'element sempre que es consulten els seus detalls i sigui quina sigui l'usuari. Si es vol treure la plantilla cal punxar en (eliminar). Si es tracta d'un espai, la vista personalitza es mostra també en consultar el seu contingut, llavors veurem la vista Personalitzada just a sobre dels seus espais i els seus continguts.

SINDICACIÓN RSS

Puede elegirse la notificación mediante sindicación RSS sobre eventos que ocurran en un espacio. Para ello hay que aplicar la plantilla de importación RSS en “Vista detalles”, y luego se copia (pulsando con el botón derecho) el enlace de alimentación RSS para usarlo en cualquier lector RSS:

Usuaris i Grups

ROLS La gestió d'usuaris i grups d'usuaris són tasques restringides a l'Administrador, per la qual cosa en aquest apartat parlarem només dels rols dels usuaris i que és el que l'usuari pot fer segons el seu rol.

Un rol és el paper que juga un usuari en un determinat espai, és a dir, els privilegis que posseeix per realitzar accions dins d'aquest espai. inicialment Alfresco presenta 5 rols que es mostren a la següent taula:

Un usuari pot tenir diversos rols en un espai determinat, encara que com veiem en la taula, el paper coordinador permet totes les accions possibles, i per tant, engloba els altres rols. El paper que juga un usuari en un determinat espai es propaga als espais que pengen d'ell, llevat que s'indiqui el contrari en la gestió d'usuaris dels espais descendents.

El control dels usuaris i rols sobre un determinat espai només poden fer-ho el usuari Administrador, l'amo de l'espai o un usuari que tingui el rol de Coordinador en aquest espai.

Això es porta a terme des Gestionar Usuaris de l'Espai, opció disponible al menú Més accions o des de la Vista de detalls d'un espai (vegeu l'apartat 4.1):

En la següent captura es pot observar la pantalla de gestió d'usuaris de l'espai "Documents":

Com veiem, els rols s'assignen de la mateixa manera a usuaris i grups. En aquest exemple, el grup CSIRC té el paper de col · laborador, i l'usuari jefeuf2 el de Lector. El propietari del espai és l'usuari jefeuf1.

Des d'aquesta pantalla podem Eliminar: i / o Modificar: un paper, i Convidar: . En Convidar es pot assignar un o diversos rols a un o diversos usuaris / grups.

L'assignació es fa en 2 passos, primer es tria el / s usuari (s) / grup (s) i després el paper que es vol assignar.

Seguidament cal Afegeix a la llista. Aquest procés es pot repetir, perquè d'una vegada es pugui assignar tots els rols que vulguem sobre l'espai. També es poden esborrar rols assignats a la llista. Un cop confeccionada la llista d'usuaris / grups amb seus rols, perquè els canvis tinguin efecte cal passa al següent pas del assistent. En aquest últim pas es dóna la possibilitat de notificar als usuaris a través del correu electrònic que el seu rol sobre l'espai ha estat canviat. Punxant en el botó Finalitzar es guarden els canvis i surt de l'assistent.

El procés de canviar rols és similar però més senzill, ja que en aquest cas només cal modificar la llista de rols assignats al grup / usuari triat, i el canvi es porta a terme en un sol pas.

ROLS SOBRE CONTINGUTS

Els rols, per defecte, es propaguen d'un espai als continguts d'aquest, tot i que és possible assignar rols individualment a cada contingut. Per tant, l'explicat anteriorment sobre gestió d'usuaris d'un espai és aplicable també als continguts. L'opció Gestionar usuaris del contingut és disponible únicament en la Vista detalls del contingut si l'usuari té privilegis suficients.

PROPIETARI D'UN ESPAI

Ser el propietari d'un espai es tradueix en que l'usuari té tots els permisos sobre aquest. Perquè l'usuari propietari d'un espai perdi els permisos sobre la seva espai, un altre usuari Coordinador (o l'Administrador) ha de prendre possessió de l'esmentat espai i canviar-li els permisos. Això es fa des del panell d'accions de la vista Detalls de l'espai o el contingut punxant en .

ENVIAR E-MAIL ALS USUARIS D'UN ESPAI

Des de la Vista detalls d'un espai és possible enviar un email a tots els usuaris. això pot ser útil per informar d'algun canvi important en l'estructura o els continguts de l'espai.

Per enviar un correu electrònic cal punxar en en el panell d'Accions de la vista detalls d'un espai. Llavors es mostra la següent pàgina:

Es mostra una llista amb tots els usuaris i grups d'usuaris de l'espai, per poder modificar en el moment la llista de destinataris. Els grups d'usuaris es poden seleccionar / deseleccionar com un tot, o poden expandir per triar usuari per usuari. A sota de la llista d'usuaris cal confeccionar l'email, indicant el tema (obligatori) i el contingut del missatge.

Si es desitja es pot fer ús d'una plantilla de correu electrònic existent en Alfresco per enviar un correu personalitzat als usuaris. Per fer això, cal triar la plantilla d'entre les disponibles i punxar Insereix Plantilla, en fer això, el contingut del missatge es completa automàticament. Finalment, per enviar el correu cal punxar a D'acord, perquè l'email sigui enviat.

CANVIAR DADES D'USUARI I LA CONTRASENYA

Cada usuari pot modificar les seves dades personals i la contrasenya. Això es fa accedint a les Opcions de l'usuari a la barra d'eines:

En aquesta pantalla l'usuari pot:

• Canviar la contrasenya:
• Editar les seves dades personals (nom, cognoms i adreça de correu electrònic):
• Seleccionar el seu espai d'inici que serà l'espai on se situarà en connectar al sistema.

I com hem vist anteriorment, també tenim l'opció de Administrar els elements esborrats.

MOLT IMPORTANT: A causa del sistema d'autenticació utilitzat, Alfresco no recull automàticament la següent informació: "Cognoms" i "Direcció de correu electrònic ". Cal que cada usuari afegeixi aquesta informació, utilitzant l'opció Editar les dades personals:

Categories

LAdministració de categories (creació , edició , esborrat) és tasca exclusiva de l'administrador.

Les categories serveixen per a realitzar una classificació dels elements (espais o continguts) a part de la pròpia que s'estableix per l'organització del repositori amb l'arbre d'espais. Això permetrà fer cerques més restrictives i amb millors resultats. Els elements, es poden assignar a una o diverses categories. Les categories es defineixen segons les necessitats del sistema.

Si algun usuari o grup d'usuaris necessita per classificar els seus documents un categoria que no existeix encara en Alfresco, hauria de fer una sol·licitud a l'Administrador. Aquesta sol·licitud s'estudiaria per acceptar-la o no, depenent de la naturalesa de la categoria sol·licitada.

Com passava amb les versions de documents, perquè un element accepti la categorització cal indicar-ho expressament en el seu Vista Detalls (en el bloc Categoria cal punxar a Permet categorització).

En aquest punt i des d'aquest mateix bloc, es podran assignar categories a l'element punxant en (modificar categories). Per a cadascuna de les categories a incloure, hi ha buscar-la en l'arbre de categories i seleccionar mitjançant la icona.

Després cal punxar a Afegeix a llista. Un cop completada la llista de categories, punxarem a D'acord per desar els canvis. Les categories triades s'hauran assignat a l'element i apareixeran al bloc Categoria.

A la part esquerra de la interfície web, i sota la barra d'eines, trobem en el mateix menú del Panell Lateral i de les recerques OpenSearch ', l'opció Categories:

Des d'aquí, i punxant en l'arbre de categories que apareix, podrem veure que documents estan en cada categoria si és que n'hi ha algun.

Recerques

La realització de recerques sobre la informació continguda en un gestor documental és una tasca clau. Alfresco permet fer cerques pel nom d'espais i arxius, pel seu contingut, per propietats ...

Hi ha dos tipus bàsics de cerques, la ràpida o simple que per defecte es fa en els noms d'espais i fitxers i en el text d'aquests, però que es pot restringir punxant en: , Podent seleccionar les opcions següents:

I la recerca avançada:

Opcions de la cerca avançada:

• Mostrar resultat per: es pot fer una selecció dels continguts que es volen.

• Cerca a: es pot indicar a partir de quin espai o en quin espai es vol fer la cerca. Si l'espai té subespais es poden incloure en la cerca.

• Mostrar resultats en les categories: el filtratge es fa segons les categories disponibles en el sistema. Per exemple, si hem creat la categoria Valencià podria fer la cerca de continguts en valencià:

• Cercar també: té diverses opcions:

• Tipus d'Carpeta: permet seleccionar entre buscar a Carpetes o Espais de Fòrums.

• Tipus de Contingut: desplega una llista de tipus de continguts que pot haver en els espais (factures, contractes, acords, etc).

• Format del contingut: permet seleccionar el format del contingut que està buscant.

• Dates de creació o modificació del contingut.

• Opcions addicionals: que varien en funció del tipus de contingut seleccionat i permeten fer cerques especificant les metadades segons el tipus de contingut.

La cerca avançada permet a més la interessant opció de salvar recerques per un ús posterior privat o públic, així com usar un filtre per mostrar les recerques salvades.

A "Més accions" tenim l'opció de guardar una cerca:

A l'hora de guardar la recerca, li hem de posar un nom obligatòriament i una descripció opcional, a més tenim la possibilitat de marcar que sigui una Cerca pública disponible per a tots els usuaris.

Si punxem a "Tancar recerca", tornarem a l'espai actual.

Per utilitzar una cerca desada, cal accedir a la pàgina de cerca avançada, on es pot escollir la cerca desada a utilitzar:

Fent click a , se selecciona el tipus de cerca desada que volem fer servir, entre Les vostres cerques (només les de l'usuari) o Recerques Públiques (per a tots els usuaris). Després cal triar la recerca d'entre les llistades en el camp de la dreta. En triar una cerca, els paràmetres de la cerca avançada es s'omplen automàticament a partir de la cerca desada. Si es desitja es poden modificar abans d'executar la cerca per obtenir els resultats.

OpenSearch' La cerca mitjançant OpenSearch' està disponible des de la Barra lateral, dins del menú Navegador:

Aquest tipus de cerca permet a l'usuari navegar pels espais en la seva àrea de treball i simultàniament fer cerques. D'aquesta manera no perd en cap moment la visió de la seva àrea de treball ja que els resultats de les cerques es mostren sota de la pròpia recerca.

Regles de contingut i accions

REGLES DE CONTINGUT

Les regles de contingut serveixen per automatitzar certes accions sobre els continguts de un espai. Per crear cada regla de contingut caldrà indicar sobre quins continguts s'aplicarà (pot interessar aplicar-les a tots o només als que compleix certes condicions) i que acció o accions es realitzaran, per exemple, copiar el contingut a un espai, assignar-li una categoria, etc.

Per accedir a la gestió de regles cal seleccionar al menú Més accions o al tauler d'accions de la vista detalls de l'espai.

Ho veurem millor amb un exemple:

Observem que l'espai de l'usuari Elvira no disposa de cap regla. Per crear una nova regla premem a Crea regla. Crearem una regla aplicable a l'espai Xarxes.

Són quatre passos i al primer establim la condició: Seleccionem la condició del desplegable que apareix i després punxem en el botó Ajustar valors i afegir.

En el nostre cas la condició serà Objectes que contenen un valor específic en el nom.

Al Acceptar es mostra la regla creada juntament amb la llegenda de la condició, que en nostre cas és que el nom del fitxer no coincideixi amb wifi.

Feu clic en Següent i anem al pas 2 en què triem l'acció associada a la condició, que en el nostre cas serà enllaçar el contingut a una categoria:

A continuació se selecciona la categoria a la qual es vol associar el contingut que compleixi la condició. El associem a la categoria Spanish que proporciona el sistema.

En el pas 3 triem l'última condició, en què assignem nom a la regla (wifi_spanish), indiquem si és aplicable a arxius que s'afegeixen o creen (entrants), arxius que es mouen o eliminen (sortida) o arxius actualitzats, ia més podem indicar que s'apliqui a tots els subespais dins d'aquest espai, executar la regla en segon pla o deshabilitar. És a dir, les regles s'activen per esdeveniments:

• Entrant: contingut que s'afegeix a un espai
• Sortint: contingut que surt d'un espai (mogut o esborrat)
• Actualitzar: contingut modificat

Feu clic en Següent i se'ns mostra el Resum de les accions realitzades. premem a Finalitza i ja tenim la nostra primera regla creada.

Quan ja tenim regles creades, les podem veure, , O al en panell d'accions de la vista detalls de l'espai.

Aquí es poden veure totes les regles que afecten l'espai, tant les regles pròpies, com les heretades de l'espai pare.

Al menú Més accions tenim disponibles 3 opcions:

• Reaplicar Regles: les regles existents són aplicades als continguts del espai.
• Reaplicar Regles en l'Espai i en els seus fills.
• Ignorar regles heretades: les regles heretades dels espais superiors no s'apliquen als continguts d'aquest espai (independentment de si es mostren o no a la llista).

Només sobre les regles pròpies de l'espai es poden efectuar les operacions d'Edició i Eliminació. L'edició d'una regla s'efectua seguint els mateixos passos que quan es crea i per eliminar una regla el sistema requereix la confirmació de l'usuari.

Hem de tenir cura a l'hora de crear regles de contingut ja que poden ser una font d'errors per qüestió de permisos. Per exemple, el sistema donaria error si la acció associada a una regla és copiar un contingut en un espai i l'usuari no té permisos per escriure en aquest espai .

IMPORTANT: Si volem que certs continguts (o tots) siguin visibles des d'altres repositoris (en cas que aquesta possibilitat s'implementi en un futur), cal aplicar una regla a l'espai desitjat en la qual l'acció sigui "Afegir aspecte al contingut", seleccionant "Dublin Core" a "Ajustar valors de l'acció ". això afegirà una sèrie de metadades als nostres continguts, que els faran compatibles amb els cercadors d'altres dipòsits.

ACCIONS

Al tauler d'Accions de la vista detalls, tant d'espais com de continguts, es troba l'opció . Aquesta operació consisteix a realitzar un conjunt de accions, com es fa amb les regles de contingut, però de forma "manual" i sobre un només element.

L'Assistent per a executar Acció es realitza en només 2 passos. La confecció de la llista de accions es porta a terme com en el 2n pas de l'assistent de regles de contingut.

Una vegada que la llista d'accions està completa i es punxa al botó Següent, es mostra el resum de totes les accions. Per executar les accions cal punxar en el botó Finalitzar. Si les accions s'executen correctament es torna a la vista detalls l'element, en cas contrari es mostren en pantalla els errors succeïts.

Fluxos de Treball (Workflows)

Un flux de treball (Workflow en anglès) estableix la seqüència de tasques utilitzades per l'execució d'un procés, com s'estructuren, com es realitzen, quin és el seu ordre correlatiu, com es sincronitzen, com flueix la informació que suporta les tasques i com se li fa seguiment al compliment de les tasques. A Alfresco tenim la possibilitat de crear fluxos de treball molt senzills associats als continguts. els fluxos de treball simples es tradueixen en una acció de copiar o moure el contingut associat.

Amb els fluxos de treball avançats podem assignar tasques als usuaris.

FLUXOS DE TREBALL SIMPLES

Un workflow simple és un cas especial de Regla.

Definir un flux de treball simple sobre un espai o contingut consisteix a definir una acció el resultat serà moure o copiar l'element a una ubicació específica.

Aquesta nova acció s'afegeix a les accions possibles de l'element, tant les directes com en la vista detalls. Per definir un flux de treball simple cal executar una acció de tipus Afegir flux de treball simple a l'objecte (a Vista detalls). A l'hora de seleccionar els valors de l'acció apareix la següent pantalla :

En Aprovar flux hem de donar un nom a l'Acció, escollir entre copiar o moure i seleccionar la ubicació de la destinació. En Rebutjar flux podem seleccionar si volem crear també una acció de rebuig (acció complementària a la d'aprovar). en cas afirmatiu, caldrà especificar els mateixos paràmetres que en l'anterior. En acceptar la operació, les accions es crearan i estaran disponibles tant al menú d'accions directes com a la Vista detalls de l'element:

En aquest exemple s'ha creat l'acció d'aprovació Publicar (moure l'arxiu al Espai de convidat) i la de rebuig Enviar a esborranys (moure el fitxer a l'espai Esborranys). L'execució de les noves accions estarà limitada als usuaris amb permisos d'escriptura sobre els espais de destinació.

FLUXOS DE TREBALL AVANÇATS

Els fluxos de treball avançats serveixen per assignar als usuaris tasques relacionades amb un contingut concret. Els fluxos de treball s'assignen punxant a Inicia flux de treball avançat:

Amb això s'inicia el Assistent de flux de treball avançat:

En el primer pas cal seleccionar el tipus de workflow a utilitzar. Hi ha dos tipus de workflow disponibles:

• Adhoc Task (crear tasca i assignar-la a usuaris): s'assigna una tasca a un usuari . Quan l'hagi completat es pot enviar una notificació a l'usuari que va crear el workflow .

• Review & Approve ( Revisar i Aprovar contingut): l'usuari assignat s'encarrega de revisar el contingut i donar-li la seva aprovació o rebutjar-lo. quan fa això, l'usuari que va començar el workflow (que sol·licito la revisió) rep la notificació.

En el segon pas cal establir les següents Propietats:

• Descripció de la tasca.

• Prioritat: un valor de prioritat entre 1 (màxim) i 3 (mínim). El valor per defecte és 2.

• Data de finalització: data límit per realitzar la tasca (opcional).

• Notificació (notify me): indica si cal notificar a l'usuari que inicia el workflow (només per Tasques Adhoc, ja que amb les altres està implícita).

• Usuari : usuari encarregat de realitzar la tasca. Cal punxar en seleccionar per buscar l'usuari.

• Recursos: llista de tots els continguts que té a veure amb la tasca (inicialment la llista només presenta el contingut triat). Per ampliar la llista caldrà punxar en i afegir tots els continguts que vulguem:

Les tasques assignades a un usuari apareixen en el bloc Tasques Pendents de la seva vista meu Alfresco. Al costat de cada tasca apareix la informació interessant sobre ella, el tipus, les dates de creació i finalització si n'hi ha, l'estat i la seva prioritat.

Les accions possibles sobre una tasca donada són:

• Reassignar tasca a usuari: Permet assignar la tasca a un altre usuari. per això només cal buscar l'usuari, seleccionar-lo en la llista i D'acord.

• Gestionar Tasca: Permet veure les dades de la tasca, els continguts implicats, canviar l'estat (status) de la tasca i realitzar les accions possibles per finalitzar-la. També s'accedeix punxant en el nom de la tasca.

L'estat de les tasques (status) li serveix a l'usuari per controlar l'estat de realització de totes les tasques que té assignades. Els estats possibles són:

• Not yet started (no iniciada)

• In progress (en progrés)

• On hold (bloquejada)

• Cancelled (cancel·lada)

• Completed (completada)

Per guardar un canvi d'estat cal punxar en Com acabar una tasca, dependrà del tipus de workflow de què es tracti:

• Tasca Simple o Adhoc Task: L'acció seria Tasca Feta:Es crea una tasca simple de tipus Task Completed (Tasca Completada) per a l'usuari iniciador.

• Revisar (Review): En aquest tipus flux de treball, les accions que podem realitzar per donar-lo per acabat són:

Reject (rebutjar): Es crea una tasca simple de tipus Rejected (rebutjat) per a l'usuari iniciador.

Approve (aprovar): Es crea una tasca simple de tipus Approved (aprovat) per a l'usuari iniciador.

Un cop finalitzades, les tasques són eliminades de la llista de tasques pendents de l'usuari.

Les tasques que són generades automàticament per a l'usuari iniciador del workflow tenen la finalitat de notificar-li que l'altre usuari ja ha acabat la seva tasca, perquè dugui a terme les actuacions necessàries:

Com que la seva funció és només la de notificar, la seva prioritat és mínima (valor 3), i el usuari només haurà de consultar i finalitzar amb Tasca Feta.

El meu Alfresco

Encara que ja s'ha parlat d'aquesta vista de l'usuari, veurem com es configura.

El meu Alfresco és un escriptori que cada usuari pot personalitzar per adaptar-lo a les seves necessitats. Els components que pot mostrar són els següents:

primers passos

tasques Pendents

La meva llista de tasques

Les meves tasques completades

OpenSearch '

document List

My Spaces List

My task

My Web Forms

My Webs Files

Per personalitzar la vista El meu Alfresco, cal punxar en .

Aquest procés es fa en dos passos.

En el primer es tria l'aparença i nombre de columnes que volem:

En el següent pas es seleccionen els blocs que es mostraran en cada columna. Si hi ha més d'una columna, es pot triar la que volem configurar.

A l'esquerra hi ha els components disponibles ia la dreta els components seleccionats de la columna actual.

Per afegir un bloc cal triar i punxar en el botó Afegeix >>. Per suprimir un bloc cal seleccionar a la dreta i punxar a Suprimeix. els blocs seleccionats es poden ordenar amb els botons + (pujar) i - (baixar).

Inicialment, els usuaris tenen configurat meu Alfresco amb els components Primers Passos i Tasques pendents.

Altres formes de treballar amb Alfresco

WebDAV

WebDAV és un "estàndard" que descriu com a través del protocol HTTP, poden realitzar accions de gestió d'arxius com ara escriure, copiar, eliminar o modificar. Qualsevol aplicació WebDAV pot realitzar aquestes tasques amb documents en Alfresco.

Amb Windows, podem accedir a Alfresco via WebDAV, agregant un nou lloc de Xarxa en "Els meus llocs de xarxa". D'aquesta manera tindríem al nostre Windows una carpeta més amb la qual treballar, quan en realitat estem en Alfresco. Aquest nou lloc es configura mitjançant una URL. La URL per accedir directament al nostre espai personal seria:

https://documenta.ugr.es:8443/alfresco/webdav/Espacios personals / usuari @ ugr.es (Cal respectar els espais en blanc)

L'usuari i clau serien els mateixos que per entrar al client web d'Alfresco (és a dir els del correu electrònic).

Cal tenir en compte que els arxius guardats mitjançant WebDAV en Alfresco, no tenen ni Descripció ni Autor, ni se'ls aplicarien les regles si n'hi ha.

Actualment el WebDAV de Windows 7 no és compatible, encara que hi ha programes anomenats "Clients WebDAV" que podem instal·lar al nostre Windows per connectar-nos amb Alfresco. D'aquesta manera ja no tindríem la nostra carpeta Windows sinó que els documents els hauríem d'enviar a Alfresco mitjançant la interfície d'aquest programa client.

Des d'Alfresco podem veure la URL WebDAV de qualsevol lloc a Vista Detalls, en la secció d'enllaços i en Veure a Webdav . Cal no oblidar que només tindrem accés a mitjançant WebDAV si tenim els permisos necessaris.