M8 - Aplicacions web / Apunts UF2: Gestors d'arxiu web

Alfresco

Introducció

Un gestor documental o gestor de continguts, és una eina que permet la gestió de grans quantitats d'informació emmagatzemades en forma de documents.

La combinació d'aquest tipus de biblioteques de documents amb índexs emmagatzemats en una base de dades permet l'accés ràpid mitjançant diversos mètodes, a la informació continguda en els documents que generalment es troben comprimits i que, a més de text, poden contenir qualsevol altre tipus de documents multimèdia (imatges, vídeos ...).

Un gestor documental permet compartir la informació continguda en els documents que són creats, editats i esborrats pels seus usuaris. Per tant, ha de proveir de mecanismes que possibilitin aquesta col·laboració i tot el que això comporta: organització del repositori de documents, gestió dels usuaris i els seus permisos per a l'accés als documents i per a la modificació d'aquests , control de versions de documents, recerques sobre els documents, etc.

A més d'aquestes característiques bàsiques, pot oferir altres com notificacions als usuaris, regles de publicació de documents, mecanismes avançats de creació de documents a partir de plantilles, etc.

Alfresco és un gestor documental molt complet, creat per experts en l'àrea de la gestió documental i que presenta totes les característiques esmentades.

Estructura del repositori

El repositori (magatzem de documents i arxius) es construeix a partir dels conceptes bàsics de contingut i espai, que es repeteixen al llarg d'aquest document.

- Contingut: és qualsevol arxiu emmagatzemat en Alfresco. Pot ser un document o un arxiu de qualsevol extensió, com ara PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc.

Els continguts estan formats per dos elements principals: l'arxiu en si mateix i els seus propietats (informació sobre el contingut). Per defecte, els continguts tenen les propietats de títol, descripció i autor, juntament amb informació per auditoria com qui el va crear i quan va ser creat.

- Espai: és equivalent al concepte de directori o carpeta, però amb propietats addicionals com a regles de contingut i de seguretat. Pot contenir altres espais i continguts.

El repositori s'estructura en forma d'arbre a partir de l'Espai Arrel, del qual pengen tots els espais i continguts que es creen:

Interfície d'usuari. Client web d'Alfresco

Per accedir al client web d'Alfresco des de qualsevol navegador

http://127.0.0.1:8080/alfresco/faces/jsp/dashboards/container.jsp

En carregar la pàgina d'Alfresco, s'accedeix a la pàgina per a usuaris convidats, és a dir, els usuaris que no s'han identificat en el sistema i que per tant no poden realitzar cap acció, excepte consultar els documents públics entrant en Espai personal:

Per a connectar com a usuari registrat, cal prémer en Iniciar Sesión (guest) per accedir a la pàgina de connexió que mostra el següent formulari per introduir el nom de usuari i la contrasenya:

La interfície d'usuari es divideix en tres zones que es detallen a continuació.

Barra d'eines

Es troba a la part superior de la pàgina, i presenta els elements que es descriuen en la següent taula:

	Accés a una pàgina d'informació sobre Alfresco, les tecnologies que empra i els seus autors.
	Accés a les opcions d'usuari: canvi de les dades personals, la contrasenya i l'espai d'inici (a triar d'entre els mostrats a la barra de dalt).
	Amaga o mostra el Panell Lateral.
	Accés a l'ajuda en línia d'Alfresco.
	Permet fer una recerca ràpida sobre els continguts i espais del repositori, així com accedir a la pàgina de cerca avançada.

Aquesta barra conté enllaços per a l'accés directe als espais interessants per a l'usuari: l'espai arrel d'Alfresco, l'espai Personal, l'Espai de Convidat i El meu Alfresco (panell personalitzat pels usuaris per realitzar les tasques més comunes).

Panel lateral

Es troba a la part esquerra, sota la barra de eines i pot amagar segons les necessitats del usuari. Es divideix en 3 parts:

- El portapapers, on es mostren els elements (espais o contingut) copiats o tallats.

- Els Espais recents, amb accessos directes als espais visitats recentment.

- Els Accessos directes creats per l'usuari, per facilitar la seva tasca.

Área de treball

S'hi desenvolupen totes les tasques possibles en Alfresco, i el seu contingut depèn de la tasca que s'estigui duent a terme, ja sigui relacionada amb la gestió d'espais i continguts, gestió d'usuaris de l'espai, etc.

A la part superior de l'Àrea de treball hi ha una barra de navegació que mostra sempre el camí de l'espai en què ens trobem (espai actual), permetent l'accés directe a qualsevol espai que es trobi en el camí des de l'espai arrel a l'espai actual. Si estem navegant pels espais, l'àrea de treball es divideix en tres parts. A dalt, sota la barra de navegació, es mostra en gran el nom del espai actual i la seva icona, ia la seva dreta totes les accions possibles sobre el espai. Depenent dels permisos de l'usuari es podrà afegir i crear continguts i espais, esborrar, copiar i enganxar espais complets, etc.

L'ús del botó Tornar a la pàgina anterior del navegador web pot provocar errors en el camí a l'espai actual. Per tant, es recomana l'ús de la barra de navegació i l'accés a espais recents del Panell lateral per tornar a l'espai anteriorment visitat.

A sota d'aquesta barra de navegació, a Examinar espais es poden veure els espais continguts en l'espai actual representats pel seu nom i una icona. Si es punxa sobre el nom o la icona s'accedeix a aquest espai, que passa a ser l'espai actual.

Al costat de cada espai apareixen diferents icones que representen les accions possibles sobre l'espai (Tallar, Copiar, Eliminar, Veure detalls, etc.).

En Elements de contingut es mostren els continguts de l'espai actual de la mateixa manera que els espais a Navega espais, clicant sobre la icona o el nom, i depenent del tipus d'arxiu que sigui, es visualitza o es descarrega l'arxiu seleccionat.

Treballant amb Alfresco

Vista Detalls

Tant els espais com els continguts tenen disponible l'acció Detall, representada amb la icona , que permet veure tota la informació referent al element seleccionat:

Al centre de la pantalla podem veure totes les propietats de l'espai o contingut, algunes de les quals (com nom, títol o descripció) es podran modificar mitjançant .

A la part de la dreta hi ha el panell d'Accions, que presenta totes les accions que pot realitzar l'usuari sobre l'element, i que depenen directament dels permisos que tingui.

Creació i esborrat d'espais i continguts

CREACIÓ D'ESPAIS

Per crear un espai, només cal situar-se en l'espai on vulguem crear-lo i seleccionar Crear > Crear espai:

Després Cal introduir un Nom per a l'espai, el títol i la Descripció (aquests 2 són opcionals), també es pot seleccionar la icona que presentarà l'espai creat al navegador.

També és possible crear un espai a partir d'un existent o d'un model. Per realitzar aquesta acció cal seleccionar, Seleccionar l'opció desitjada i seguir els passos que es presenten.

CREACIÓ DE CONTINGUTS

Pel que fa als continguts, tenim la possibilitat d'afegir contingut (des d'un arxiu extern) o bé de crear un contingut directament amb la interfície d'Alfresco amb format text pla, HTML o XML.

Afegir Contingut:

Per afegir contingut, és a dir, guardar en el sistema qualsevol tipus d'arxiu, cal punxar en i seguir els passos que es presenten en l'assistent. primer, cal seleccionar l'arxiu i enviar-lo. Un cop enviat es permet canviar el nom de l'arxiu i el tipus de contingut (si és un tipus de fitxer conegut s'establirà automàticament).

En punxar a D'acord, l'arxiu es guardarà en l'espai, encara que en un últim pas podrem modificar de nou el nom i el tipus de contingut, així com introduir les seves propietats opcionals: Títol, Descripció i Autor.

Crear Contingut:

Alfresco permet crear arxius de text pla, HTML i XML des de la interfície d'usuari, a través d'uns editors de text integrats. Per crear un arxiu en l'espai actual cal seleccionar Crear > Crear contingut:

S'inicia llavors l'assistent de creació de contingut que consta de 3 senzills passos.En el primer cal introduir el nom del fitxer a crear i seleccionar el tipus de contingut entre text HTML, Text Pla (plain text), o XML. En el següent pas es mostra l'editor depenent del tipus de fitxer seleccionat perquè s'escrigui el contingut de l'arxiu i finalment, en punxar a Finalitza es crea el document i es accedeix a la pàgina on es poden modificar les dades referents a l'arxiu, tant el Nom i el Tipus abans seleccionats, com les propietats no obligatòries de l'arxiu (Títol, Descripció, autor) i marcar o no l'opció de poder editar en línia (és a dir de la mateixa manera que s'ha creat).

ESBORRAT D'ESPAIS

Quan s'esborra un espai, El sistema dóna a triar entre 4 opcions:

• Esborrar l'espai i tot el seu contingut (incloent les regles de contingut).
• Esborrar els documents.
• Esborrar els subespais.
• Esborrar els documents i els subespais.

En acceptar l'operació, els elements elegits es traslladaran a la paperera. L'accés a la paperera es troba dins del menú Opcions d'usuari:

Dins de la pantalla Opcions d'usuari sota de tot hi trobem:

La pantalla Gestiona elements eliminats mostra els elements esborrats de tot els espais d'Alfresco, però presenta diferent funcionalitat si l'usuari és el Administrador. L'Administrador pot veure els elements esborrats per qualsevol usuari i recuperar-los o eliminar-los definitivament del sistema. La resta d'usuaris només pot veure els que ell mateix ha esborrat:

Com s'observa, es pot fer una recerca per nom o per contingut sobre els elements eliminats o mostrar tots directament . Es poden restringir els resultats de la recerca amb els filtres disponibles sobre la data d'esborrat dels arxius ( avui, des de fa 7 dies o des de fa 30 dies ).

A la llista d'elements eliminats es mostra la ubicació original dels arxius i la data d'esborrat. Els elements de la llista es poden eliminar definitivament mitjançant o ser recuperats amb . Aquesta última operació sol·licita la confirmació del usuari, i ofereix la possibilitat d'escollir l'espai on ubicar l'element recuperat. Si no s'indica cap ubicació, s'intentarà recuperar en la seva ubicació original (de la que va ser eliminat). L'èxit d'aquesta operació depèn dels permisos de l' usuari en la ubicació seleccionada i que l'espai continuï existint (en el cas de recuperar en la seva ubicació original).

ESBORRAT DE CONTINGUTS

Quan es vol esborrar un contingut , el sistema demana la confirmació i si s'accepta la operació d'esborrat , el document va a parar a la paperera , d'on es podrà recuperar posteriorment en cas que l'usuari es penedeixi , de la mateixa manera que hem vist amb els espais .

Altres accions sobre espais i continguts

TALLAR I COPIAR

Tant els espais com els continguts es poden tallar i copiar si el usuari té permisos suficients. Aquestes accions, si es realitzen sobre un espai, arrosseguen tot el que pengi d'ell. Després en el menú Més accions, trobem Enganxar tot:

ACCESSOS DIRECTES A ESPAIS I CONTINGUTS

Per crear un accés directe a un espai o contingut perquè aparegui en el bloc de Accessos directes del Panell Lateral, cal accedir al seu Vista Detalls i seleccionar la acció corresponent en el panell d'accions: L'accés directe es crea immediatament al Tauler lateral:

VERSIONS DE CONTINGUTS

Alfresco permet el control de versions i emmagatzema les diferents versions d'un arxiu que s'han anat creant. Les versions anteriors del document es poden consultar i descarregar en la vista Detalls de l'arxiu, dins del bloc Historial de versions. cada versió apareix juntament amb la informació sobre l'usuari que la va crear, la nota de la versió i la data.

Inicialment, quan es crea un arxiu, el control de versions està deshabilitat. per activar-lo, cal accedir al seu detall, i en el bloc Historial de Versions punxar en Permetre versions. En aquest moment es crearà la versió 1.0 de l'arxiu que es correspon amb el fitxer actual i es mostrarà en l'historial.

EDICIÓ I ACTUALITZACIÓ DE CONTINGUTS

L'acció de Edita al costat del icona de cada document i també a la vista detalls juntament amb l'acció Actualitzar. Alfresco permet l'edició en línia d'arxius de text pla , HTML i XML.

Editar un document en línia simplement mostra el contingut del fitxer en l'editor, perquè l'usuari el modifiqui i deseu els canvis, de la mateixa manera que quan es crea contingut.

També apareix l'opció d'editar Offline, és a dir, al programa en què va ser creat el document i no a l'editor de Alfresco. (Per exemple un document de Word) Actualitzar un contingut és enviar un nou document a Alfresco perquè substitueixi l'actual. Si l'arxiu té habilitat el control de versions, el fitxer actual es guardarà com una versió anterior, i el nou passarà a ser l'actual. Realitzar això és tan senzill com punxar en Actualitzar, triar l'arxiu, enviar i acceptar l'operació (igual que quan s'afegeix contingut).

BLOQUEIG I DESBLOQUEIG DE CONTINGUT

Per a la col·laboració dels usuaris a l'hora de modificar arxius, Alfresco proporciona un mecanisme per evitar que diversos usuaris puguin modificar el mateix arxiu al mateix temps. Aquest mecanisme es basa en bloquejar l'arxiu quan es va a modificar, romanent en aquest estat fins que l'usuari guardi els canvis. Els altres usuaris amb permisos, podran visualitzar el document però no modificar-lo. La manera de funcionament seria el següent:

1. Es bloqueja l'arxiu i es crea una còpia de treball en l'espai que indiqui. L'arxiu original és bloquejat perquè no pugui ser modificat per cap altre usuari. Això es fa amb l'opció del menú Accions, o bé directament punxant a Edita (tant offline, com online). A aquesta operació de bloqueig també se li coneix com fer "Check-out", o "Desprotecció".

2. Es treballa sobre la còpia (editant en línia o baixant el fitxer i actualitzant).

3. Es desbloqueja la còpia de treball. Això comporta que la còpia amb els canvis substitueix l'arxiu original i és eliminada. A aquesta operació també se li diu fer "Check-in" o "Protegir".

Això és el que veurem quan un arxiu està bloquejat i es crea una còpia de treball:

Si es cancel·la desprotecció:, s'eliminarà la còpia de treball i el bloqueig sobre el original, com si no s'hagués desprotegit i sense que hi hagi cap canvi.

L'arxiu original apareix amb la icona, Que vol dir que ha estat bloquejat pel usuari. Si hagués estat bloquejat per un altre, apareixeria la mateixa icona però sense la clau.

La icona , Serveix per pujar la còpia de treball ja modificada, i amb, desbloquegem i actualitzem el nostre fitxer original des de la còpia de treball. Si tenim activat el Control de versions, el sistema ens preguntarà llavors si el canvi ha estat o no important per posar un número de versió apropiat. També podem introduir notes sobre la versió:

NOTA: Tots aquests icones també estan disponibles al menú "Accions" de la vista Detalls.

FÒRUMS DE DISCUSSIÓ

Es poden definir espais de fòrums que continguin els fòrums des de l'opció de crear espai "Des de zero" del "Assistent avançat d'espais".

Els fòrums també es poden associar a espais ia continguts utilitzant l'acció "Obre un fòrum "de la" Vista detalls ", o des de les accions directes sobre espais i continguts:

Un exemple de fòrum:

Els fòrums es mouen amb l'objecte ia més es permeten fer cerques sobre fòrums i missatges del fòrum.

APLICAR PLANTILLES A ESPAIS I CONTINGUTS

Una plantilla és un document que pot ser aplicat a un o diversos objectes (per exemple documents) per produir un altre document. Les plantilles s'escriuen en un llenguatge específic el model de dades consisteix en els objectes que estan disponibles per a la plantilla, i que generalment es reduiran a l'espai actual (o el seleccionat), el document seleccionat i l'usuari actual.

L'administració de plantilles és tasca de l'administrador, però com a usuaris, podem fer ús de les mateixes:

Per aplicar una plantilla Model de contingut a un espai o document cal seleccionar l'acció de Previsualitzar, que dóna pas a una pàgina que permet triar la plantilla a aplicar sobre l'element seleccionat:

La plantilla triada s'aplica automàticament mostrant en pantalla els resultats. A més l'opció triada s'emmagatzema temporalment (fins que l'usuari es desconnecti), i s'aplica cada vegada que es tria l'acció Previsualitzar del mateix element.

Resultat de seleccionar la plantilla general_example.tfl:

També es pot escollir un model de contingut perquè s'apliqui sempre que es accedeixi a la Vista detalls d'un element. En el bloc Vista personalitzada cal punxar en Aplicar model o per poder seleccionar la plantilla a aplicar.

La plantilla triada s'aplica a l'element sempre que es consulten els seus detalls i sigui quina sigui l'usuari. Si es vol treure la plantilla cal punxar en (eliminar). Si es tracta d'un espai, la vista personalitza es mostra també en consultar el seu contingut, llavors veurem la vista Personalitzada just a sobre dels seus espais i els seus continguts.

SINDICACIÓN RSS

Puede elegirse la notificación mediante sindicación RSS sobre eventos que ocurran en un espacio. Para ello hay que aplicar la plantilla de importación RSS en “Vista detalles”, y luego se copia (pulsando con el botón derecho) el enlace de alimentación RSS para usarlo en cualquier lector RSS:

Usuaris i Grups

ROLS La gestió d'usuaris i grups d'usuaris són tasques restringides a l'Administrador, per la qual cosa en aquest apartat parlarem només dels rols dels usuaris i que és el que l'usuari pot fer segons el seu rol.

Un rol és el paper que juga un usuari en un determinat espai, és a dir, els privilegis que posseeix per realitzar accions dins d'aquest espai. inicialment Alfresco presenta 5 rols que es mostren a la següent taula:

Un usuari pot tenir diversos rols en un espai determinat, encara que com veiem en la taula, el paper coordinador permet totes les accions possibles, i per tant, engloba els altres rols. El paper que juga un usuari en un determinat espai es propaga als espais que pengen d'ell, llevat que s'indiqui el contrari en la gestió d'usuaris dels espais descendents.

El control dels usuaris i rols sobre un determinat espai només poden fer-ho el usuari Administrador, l'amo de l'espai o un usuari que tingui el rol de Coordinador en aquest espai.

Això es porta a terme des Gestionar Usuaris de l'Espai, opció disponible al menú Més accions o des de la Vista de detalls d'un espai (vegeu l'apartat 4.1):

En la següent captura es pot observar la pantalla de gestió d'usuaris de l'espai "Documents":

Com veiem, els rols s'assignen de la mateixa manera a usuaris i grups. En aquest exemple, el grup CSIRC té el paper de col · laborador, i l'usuari jefeuf2 el de Lector. El propietari del espai és l'usuari jefeuf1.

Des d'aquesta pantalla podem Eliminar: i / o Modificar: un paper, i Convidar: . En Convidar es pot assignar un o diversos rols a un o diversos usuaris / grups.

L'assignació es fa en 2 passos, primer es tria el / s usuari (s) / grup (s) i després el paper que es vol assignar.

Seguidament cal Afegeix a la llista. Aquest procés es pot repetir, perquè d'una vegada es pugui assignar tots els rols que vulguem sobre l'espai. També es poden esborrar rols assignats a la llista. Un cop confeccionada la llista d'usuaris / grups amb seus rols, perquè els canvis tinguin efecte cal passa al següent pas del assistent. En aquest últim pas es dóna la possibilitat de notificar als usuaris a través del correu electrònic que el seu rol sobre l'espai ha estat canviat. Punxant en el botó Finalitzar es guarden els canvis i surt de l'assistent.

El procés de canviar rols és similar però més senzill, ja que en aquest cas només cal modificar la llista de rols assignats al grup / usuari triat, i el canvi es porta a terme en un sol pas.

ROLS SOBRE CONTINGUTS

Els rols, per defecte, es propaguen d'un espai als continguts d'aquest, tot i que és possible assignar rols individualment a cada contingut. Per tant, l'explicat anteriorment sobre gestió d'usuaris d'un espai és aplicable també als continguts. L'opció Gestionar usuaris del contingut és disponible únicament en la Vista detalls del contingut si l'usuari té privilegis suficients.

PROPIETARI D'UN ESPAI

Ser el propietari d'un espai es tradueix en que l'usuari té tots els permisos sobre aquest. Perquè l'usuari propietari d'un espai perdi els permisos sobre la seva espai, un altre usuari Coordinador (o l'Administrador) ha de prendre possessió de l'esmentat espai i canviar-li els permisos. Això es fa des del panell d'accions de la vista Detalls de l'espai o el contingut punxant en .

ENVIAR E-MAIL ALS USUARIS D'UN ESPAI

Des de la Vista detalls d'un espai és possible enviar un email a tots els usuaris. això pot ser útil per informar d'algun canvi important en l'estructura o els continguts de l'espai.

Per enviar un correu electrònic cal punxar en en el panell d'Accions de la vista detalls d'un espai. Llavors es mostra la següent pàgina: