Diferència entre revisions de la pàgina «M8 - Aplicacions web / Apunts UF2: Gestors d'arxiu web»

Revisió del 12:26, 23 gen 2014

Alfresco

Introducció

Un gestor documental o gestor de continguts, és una eina que permet la gestió de grans quantitats d'informació emmagatzemades en forma de documents.

La combinació d'aquest tipus de biblioteques de documents amb índexs emmagatzemats en una base de dades permet l'accés ràpid mitjançant diversos mètodes, a la informació continguda en els documents que generalment es troben comprimits i que, a més de text, poden contenir qualsevol altre tipus de documents multimèdia (imatges, vídeos ...).

Un gestor documental permet compartir la informació continguda en els documents que són creats, editats i esborrats pels seus usuaris. Per tant, ha de proveir de mecanismes que possibilitin aquesta col·laboració i tot el que això comporta: organització del repositori de documents, gestió dels usuaris i els seus permisos per a l'accés als documents i per a la modificació d'aquests , control de versions de documents, recerques sobre els documents, etc.

A més d'aquestes característiques bàsiques, pot oferir altres com notificacions als usuaris, regles de publicació de documents, mecanismes avançats de creació de documents a partir de plantilles, etc.

Alfresco és un gestor documental molt complet, creat per experts en l'àrea de la gestió documental i que presenta totes les característiques esmentades.

Estructura del repositori

El repositori (magatzem de documents i arxius) es construeix a partir dels conceptes bàsics de contingut i espai, que es repeteixen al llarg d'aquest document.

- Contingut: és qualsevol arxiu emmagatzemat en Alfresco. Pot ser un document o un arxiu de qualsevol extensió, com ara PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc.

Els continguts estan formats per dos elements principals: l'arxiu en si mateix i els seus propietats (informació sobre el contingut). Per defecte, els continguts tenen les propietats de títol, descripció i autor, juntament amb informació per auditoria com qui el va crear i quan va ser creat.

- Espai: és equivalent al concepte de directori o carpeta, però amb propietats addicionals com a regles de contingut i de seguretat. Pot contenir altres espais i continguts.

El repositori s'estructura en forma d'arbre a partir de l'Espai Arrel, del qual pengen tots els espais i continguts que es creen:

Interfície d'usuari. Client web d'Alfresco

Per accedir al client web d'Alfresco des de qualsevol navegador

http://127.0.0.1:8080/alfresco/faces/jsp/dashboards/container.jsp

En carregar la pàgina d'Alfresco, s'accedeix a la pàgina per a usuaris convidats, és a dir, els usuaris que no s'han identificat en el sistema i que per tant no poden realitzar cap acció, excepte consultar els documents públics entrant en Espai personal:

Per a connectar com a usuari registrat, cal prémer en Iniciar Sesión (guest) per accedir a la pàgina de connexió que mostra el següent formulari per introduir el nom de usuari i la contrasenya:

La interfície d'usuari es divideix en tres zones que es detallen a continuació.

Barra d'eines

Es troba a la part superior de la pàgina, i presenta els elements que es descriuen en la següent taula:

	Accés a una pàgina d'informació sobre Alfresco, les tecnologies que empra i els seus autors.
	Accés a les opcions d'usuari: canvi de les dades personals, la contrasenya i l'espai d'inici (a triar d'entre els mostrats a la barra de dalt).
	Amaga o mostra el Panell Lateral.
	Accés a l'ajuda en línia d'Alfresco.
	Permet fer una recerca ràpida sobre els continguts i espais del repositori, així com accedir a la pàgina de cerca avançada.

Aquesta barra conté enllaços per a l'accés directe als espais interessants per a l'usuari: l'espai arrel d'Alfresco, l'espai Personal, l'Espai de Convidat i El meu Alfresco (panell personalitzat pels usuaris per realitzar les tasques més comunes).

Panel lateral

Es troba a la part esquerra, sota la barra de eines i pot amagar segons les necessitats del usuari. Es divideix en 3 parts:

- El portapapers, on es mostren els elements (espais o contingut) copiats o tallats.

- Els Espais recents, amb accessos directes als espais visitats recentment.

- Els Accessos directes creats per l'usuari, per facilitar la seva tasca.

Área de treball

S'hi desenvolupen totes les tasques possibles en Alfresco, i el seu contingut depèn de la tasca que s'estigui duent a terme, ja sigui relacionada amb la gestió d'espais i continguts, gestió d'usuaris de l'espai, etc.

A la part superior de l'Àrea de treball hi ha una barra de navegació que mostra sempre el camí de l'espai en què ens trobem (espai actual), permetent l'accés directe a qualsevol espai que es trobi en el camí des de l'espai arrel a l'espai actual. Si estem navegant pels espais, l'àrea de treball es divideix en tres parts. A dalt, sota la barra de navegació, es mostra en gran el nom del espai actual i la seva icona, ia la seva dreta totes les accions possibles sobre el espai. Depenent dels permisos de l'usuari es podrà afegir i crear continguts i espais, esborrar, copiar i enganxar espais complets, etc.

L'ús del botó Tornar a la pàgina anterior del navegador web pot provocar errors en el camí a l'espai actual. Per tant, es recomana l'ús de la barra de navegació i l'accés a espais recents del Panell lateral per tornar a l'espai anteriorment visitat.

A sota d'aquesta barra de navegació, a Examinar espais es poden veure els espais continguts en l'espai actual representats pel seu nom i una icona. Si es punxa sobre el nom o la icona s'accedeix a aquest espai, que passa a ser l'espai actual.

Al costat de cada espai apareixen diferents icones que representen les accions possibles sobre l'espai (Tallar, Copiar, Eliminar, Veure detalls, etc.).

En Elements de contingut es mostren els continguts de l'espai actual de la mateixa manera que els espais a Navega espais, clicant sobre la icona o el nom, i depenent del tipus d'arxiu que sigui, es visualitza o es descarrega l'arxiu seleccionat.

Treballant amb Alfresco

Vista Detalls

Tant els espais com els continguts tenen disponible l'acció Detall, representada amb la icona , que permet veure tota la informació referent al element seleccionat:

Al centre de la pantalla podem veure totes les propietats de l'espai o contingut, algunes de les quals (com nom, títol o descripció) es podran modificar mitjançant .

A la part de la dreta hi ha el panell d'Accions, que presenta totes les accions que pot realitzar l'usuari sobre l'element, i que depenen directament dels permisos que tingui.

Creació i esborrat d'espais i continguts

CREACIÓ D'ESPAIS

Per crear un espai, només cal situar-se en l'espai on vulguem crear-lo i seleccionar 'Crear > Crear espai:

Després Cal introduir un Nom per a l'espai, el títol i la Descripció (aquests 2 són opcionals), també es pot seleccionar la icona que presentarà l'espai creat al navegador.

També és possible crear un espai a partir d'un existent o d'un model. Per realitzar aquesta acció cal seleccionar, Seleccionar l'opció desitjada i seguir els passos que es presenten.

CREACIÓ DE CONTINGUTS

Pel que fa als continguts, tenim la possibilitat d'afegir contingut (des d'un arxiu extern) o bé de crear un contingut directament amb la interfície d'Alfresco amb format text pla, HTML o XML.

Afegir Contingut:

Per afegir contingut, és a dir, guardar en el sistema qualsevol tipus d'arxiu, cal punxar en i seguir els passos que es presenten en l'assistent. primer, cal seleccionar l'arxiu i enviar-lo. Un cop enviat es permet canviar el nom de l'arxiu i el tipus de contingut (si és un tipus de fitxer conegut s'establirà automàticament).

En punxar a D'acord, l'arxiu es guardarà en l'espai, encara que en un últim pas podrem modificar de nou el nom i el tipus de contingut, així com introduir les seves propietats opcionals: Títol, Descripció i Autor.

Crear Contingut:

Alfresco permet crear arxius de text pla, HTML i XML des de la interfície d'usuari, a través d'uns editors de text integrats. Per crear un arxiu en l'espai actual cal seleccionar Crear > Crear contingut:

S'inicia llavors l'assistent de creació de contingut que consta de 3 senzills passos.En el primer cal introduir el nom del fitxer a crear i seleccionar el tipus de contingut entre text HTML, Text Pla (plain text), o XML. En el següent pas es mostra l'editor depenent del tipus de fitxer seleccionat perquè s'escrigui el contingut de l'arxiu i finalment, en punxar a Finalitza es crea el document i es accedeix a la pàgina on es poden modificar les dades referents a l'arxiu, tant el Nom i el Tipus abans seleccionats, com les propietats no obligatòries de l'arxiu (Títol, Descripció, autor) i marcar o no l'opció de poder editar en línia (és a dir de la mateixa manera que s'ha creat).

ESBORRAT D'ESPAIS

Quan s'esborra un espai, El sistema dóna a triar entre 4 opcions:

• Esborrar l'espai i tot el seu contingut (incloent les regles de contingut).
• Esborrar els documents.
• Esborrar els subespais.
• Esborrar els documents i els subespais.

En acceptar l'operació, els elements elegits es traslladaran a la paperera. L'accés a la paperera es troba dins del menú Opcions d'usuari:

Dins de la pantalla Opcions d'usuari sota de tot hi trobem:

La pantalla Gestiona elements eliminats mostra els elements esborrats de tot els espais d'Alfresco, però presenta diferent funcionalitat si l'usuari és el Administrador. L'Administrador pot veure els elements esborrats per qualsevol usuari i recuperar-los o eliminar-los definitivament del sistema. La resta d'usuaris només pot veure els que ell mateix ha esborrat:

Com s'observa, es pot fer una recerca per nom o per contingut sobre els elements eliminats o mostrar tots directament . Es poden restringir els resultats de la recerca amb els filtres disponibles sobre la data d'esborrat dels arxius ( avui, des de fa 7 dies o des de fa 30 dies ).

A la llista d'elements eliminats es mostra la ubicació original dels arxius i la data d'esborrat. Els elements de la llista es poden eliminar definitivament mitjançant o ser recuperats amb . Aquesta última operació sol·licita la confirmació del usuari, i ofereix la possibilitat d'escollir l'espai on ubicar l'element recuperat. Si no s'indica cap ubicació, s'intentarà recuperar en la seva ubicació original (de la que va ser eliminat). L'èxit d'aquesta operació depèn dels permisos de l' usuari en la ubicació seleccionada i que l'espai continuï existint (en el cas de recuperar en la seva ubicació original).

ESBORRAT DE CONTINGUTS

Quan es vol esborrar un contingut , el sistema demana la confirmació i si s'accepta la operació d'esborrat , el document va a parar a la paperera , d'on es podrà recuperar posteriorment en cas que l'usuari es penedeixi , de la mateixa manera que hem vist amb els espais .

Altres accions sobre espais i continguts

Usuaris i Grups

Categories

Recerques

Regles de contingut i accions

Fluxos de Treball (Workflows)

El meu Alfresco

Altres formes de treballar amb Alfresco

WebDAV