M8 - Aplicacions web / Ofimatica web UF1: Ofimàtica i eines web
Contingut
Ofimàtica web
Els programes informàtics que solucionen el tractament automàtic de la informació donant resposta a tasques d’oficina rutinàries com ara gestionar documents de text, realitzar càlculs, portar una agenda d’activitats o fer presentacions multimèdia s’anomenen aplicacions ofimàtiques o paquets ofimàtics. L’ofimàtica és el conjunt de tècniques, aplicacions i eines informàtiques que s’utilitzen en funcions d’oficina per optimitzar, automatitzar i millorar els procediments o les tasques relacionades.
L’ofimàtica web (també anomenada ofimàtica 2.0) és el servei en
línia que permet editar un text, un full de càlcul o una presentació.
Disposa de característiques avançades com són l’edició compartida de
documents, la publicació en obert de documents a Internet i una forta
integració amb el correu electrònic.
Actualment, el paquet ofimàtic més utilitzat és Microsoft Office. El fet que sigui dels més emprats i que, a més, treballi amb formats d’arxius tancats, fa que la resta de paquets ofimàtics tinguin el seu propi format d’arxius i alhora contemplin la necessitat de ser compatibles amb els formats de Microsoft Office. Dins dels paquets ofimàtics de pagament també podem destacar iWork, el paquet ofimàtic d’Apple. En el cas dels paquets ofimàtics de codi obert, podem destacar Sun Microsystems OpenOffice, així com LibreOffice, que és una bifurcació de l’OpenOffice.
Per últim, és important destacar que cadascuna d’aquestes aplicacions ofimàtiques, al contrari que les aplicacions ofimàtiques web, necessiten una instal·lació local a cada ordinador on s’han d’utilitzar.
Introducció a les aplicacions d'ofimàtica web
La majoria d’aquests paquets ofimàtics estan formats per programes destinats a processar textos, fer càlculs o fer presentacions multimèdia. La gran diferència entre un paquet ofimàtic estàndard (o també anomenat d’escriptori) i un de web és que l’espai de treball on es desen els documents dels usuaris es troba en un servidor web i no pas en l’ordinador local de l’usuari. Per tant, no importa el tipus d’ordinador amb el qual treballeu, ni la plataforma de sistema operatiu que tingueu, tan sols es necessita un navegador i connexió a Internet per accedir als documents i als serveis ofimàtics d’aquests programes.
El principal avantatge d’aquests tipus de programes i la seva creixent popularitat es deu tant a la deslocalització de l’oficina com a la possibilitat de treballar col·laborativament. Per a un treballador d’una empresa, que ha de fer sovint reunions fora de la seva oficina, resulta molt còmode saber que l’última versió d’un document la té al servidor d’Internet i no ha de portar versions en dispositius d’emmagatzematge extern com discos o llapis de memòria (pen-drives).
També és molt útil utilitzar aquest tipus d’aplicacions quan es tracta de crear documents i revisar-los entre més d’una persona. La compartició de documents i la gestió de l’accés a la informació permet estalviar molt de temps i maldecaps per detectar les últimes modificacions d’un document. Resulta molt més àgil que el procés d’adjuntar arxius i enviar-los per correu electrònic a tota una llista de contactes, esperant el retorn per veure’n les modificacions, per exemple.
La majoria d’aplicacions d’ofimàtica web del mercat:
- Permeten tenir els documents en un servidor web.
- Permeten el treball col·laboratiu.
- Permeten controlar qui accedeix a quina informació.
- Són compatibles amb diferents formats de documents (HTML, DOC, TXT, RTF, ODT, PPT, XLS o PDF).
Característiques dels paquets ofimàtics web
Els paquets d’ofimàtica web més coneguts actualment són el Google Drive, el Zoho Documents, el Feng Office i el ThinkFree. Aquests quatre productes estan disponibles en la seva versió estable definitiva i, per tant, són plenament funcionals pels nostres objectius d’aprenentatge.
Hi ha productes de codi obert, com ara Feng Office, que faciliten la migració de les dades i afavoreixen la creació d’una comunitat de programadors i usuaris que milloren el producte dia rere dia. Zoho i ThinkFree estan més orientats a donar serveis d’empresa i, juntament amb Feng Office, es poden instal·lar als servidors locals.
Característiques de Google Drive
El Google Drive és un servei de Google que permet emmagatzemar arxius perquè siguin accessibles des de qualsevol ordinador o dispositiu mòbil en qualsevol lloc. Per tant, qualsevol actualització serà visible en la resta de dispositius amb els quals accedim al nostre compte de Google (aquesta actualització es realitza de forma transparent per l’usuari).
Més enllà d’emmagatzemar arxius, dins d’aquest servei de Google també trobem una suite ofimàtica en línia que ens permet crear documents de text, fulls de càlcul, presentacions i formularis, entre d’altres, que quedaran emmagatzemats directament en el Google Drive.
Característiques de Zoho Docs
Zoho Docs és una suite ofimàtica en línia que permet als usuaris la creació i edició de documents en línia sense haver d’instal·lar programari o aplicacions en l’ordinador (com en el cas de Microsoft Office).
El servei també inclou una funció per arrossegar i deixar anar arxius, a més de que totes les operacions es realitzen en una mateixa pestanya, pel que l’usuari pot treballar còmodament sense caure en possibles errors o confusions. Zoho Writer és l’element que correspon al processament de textos.
Aquesta aplicació web inclou fonts, grandària de lletra, colors de text, així com imatges de fons, revisions d’ortografia, alineació de textos, a més d’opcions de sangria. A més, els usuaris poden afegir-hi emoticones, símbols, imatges, taules, enllaços, així com peus de pàgina i, fins i tot, es poden incloure cançons i vídeos en els documents.
Si bé també es pot treballar amb fulls de càlcul, no s’hi ofereixen gaires característiques més enllà de les pròpies que ofereix el Zoho Writer. En el cas del Zoho Show, equival a la presentació de diapositives; en aquest cas, presenta un bon grapat de característiques com, per exemple, una àmplia selecció de temes de fons per escollir, així com opcions per inserir vídeos de YouTube.
Característiques de ThinkFree
ThinkFree Office és una suite ofimàtica en el núvol i multiplataforma (es pot executar en un dispositiu amb Windows, Linux, Android i Macintosh). Ofereix un aspecte similar al de la suite de Microsoft Office. Inclou un processador de textos, un editor de fulls de càlcul, un programa per presentacions i un editor en format HTML.
Està disponible en diversos idiomes i combina les funcionalitats pròpies d’un paquet ofimàtic d’escriptori amb els avantatges de treballar en el núvol. Un cop ens registrem en el servei, disposarem d’1GB d’emmagatzematge per crear o compartir els nostres documents, treballar de forma col·laborativa, publicar els nostres documents a Internet (en una adreça exclusiva de thinkfree.com).
Característiques de Feng Office
Feng Office està dissenyat per oferir tot el necessari perquè un usuari pugui gestionar la seva empresa, des de l’espai necessari per emmagatzemar diferents arxius o la gestió de projectes fins a la creació de tasques i subtasques i metes o objectius dels projectes. De fet, es pot accedir a les tasques en funció de l’estat, prioritat o per aquell a qui estiguin assignades. Respecte als documents (de text i presentacions), es poden compartir, emmagatzemar o crear directament. A més, aquests documents es poden complimentar amb notes, calendaris i registres d’hores realitzades. El Feng Office també permet gestionar comptes de correu electrònic gestionant, a més, els documents adjunts.
Des del punt de vista de l’administració, Feng Office ens permet crear usuaris, grups de treball i assignar-los permisos per definir quins usuaris tenen accés a la informació que necessiten, entre d’altres coses.
