M8 - Aplicacions web / Activitats UF2: Gestors d'arxiu web

Instal•lació, ús i adminsitració d'Alfresco

Alfresco és un gestor documental. A continuació proposem un projecte a fer en grup de 2 persones. Una part més orientada a la correcta instal·lació i manteniment haurà de ser correctament documentada i una altra part haurà de ser defensada davant dels vostres companys.

Cada grup pot escollir un sector empresarial diferent i haurà de fer un Alfresco per aquesta empresa. Recordeu que la solució és real i podria ser presentada a la empresa (potser ho fem si tenim ocasió). Podeu pensar en la empresa que feu les pràctiques, la vostra empresa familiar, biblioteques, hospitals, administració pública. Escolliu una empresa que necessita gestió documental.

En les següents preguntes sempre comentem l’exemple d’una escola (alumnes, mòduls, professors). Heu de canviar per la casuística de la vostra empresa. “Imaginación al poder”. Es valorarà satisfactòriament l’originalitat.

Per a aquesta activitat utilitzarem els sistemes operatius Windows i Ubuntu.

Cal que creeu una nova màquina virtual per a cada sistema.

FASE 1 - Introducció i instal•lació d’Alfresco

Aquest punt ha d'estar perfectament documentat, amb les captures adients i les incidències ocurregudes durant tot el procés

Instal·lar una Màquina Virtual i l'Alfresco mitjançant Vagrant. Segueix les instruccions que trobaràs al nostre Github: Github La Mercè

FASE 2 - Configuració i ús d’Alfresco

Els punts 1,2 i 3 han de estar documentats.

Els punts del 4 al 6 no cal que estiguin documentats, però els haureu de defensar en la presentació/defensa del projecte (pantalla Alfresco).

Recordeu que cal canviar l'exemple de l'escola per la de la vostra empresa.

A partir d'ara continuareu amb Ubuntu Server.

1.- Localitza i mostra el fitxer que recull la configuració de la base de dades. En concret mostra el nom i contrasenya de l'usuari de la base de dades.

2.- Localitza la carpeta contentstore, on s'ubicaran tots els arxius pujats al servidor.

En el fitxer web-client-config.xml (/var/alfresco-4.2.e/tomcat/webapps/alfresco/WEB-INF/classes/alfresco), localitzar el fitxer i la ruta que correspongui en la versió que hagiu instal·lat:

2.1.- La contrasenya inicial del compte d'administrador.

2.2.- El límit màxim dels resultats d'una cerca.

2.3.- On s'habilita o deshabilita el compte de l'usuari convidat.

2.4.- Longitud mínima, en caràcters, del nom d'usuari o contrasenya.

2.5.-On s'activa o desactiva el menú desplegable per seleccionar l'idioma al web d'identificació d'usuari.

3.- Consola de configuració:

3.1.- Accediu a la consola de configuració.

3.2.- Comproveu el seu funcionament desactivant el menú desplegable, en el fitxer web-client-config.xml, per escollir l'idioma. Feu reload i premeu el botó submit.

	

Alfresco guarda algunes sorpreses interessants. Entre elles es troben les consolas. Bàsicament son eines que ens permeten accedir 
a informació o fer tasques de baix nivell amb Alfresco via web, destinades principalment a programadors o administradors.

Per accedir a aquestes consoles prèviament has de haver accedir com usuari "admin" en Alfresco (http://ip_server:8080/alfresco).

Per escriure comandes en aquestes consoles cal escriure la comanda i clicar en "submit", si escrivim la comanda i cliquem "Enter" no s'executarà la comanda.

Una exemple d'aquestes consoles és:

    Webclient: http://ip_server:8080/alfresco/faces/jsp/admin/webclientconfig-console.jsp

Permet carregar els canvis realitzats en fitxer "web-client-config-custom.xml" sense necessitat de reiniciar el servidor. Per fer aquesta tasca cal escriure "reload" i fer clic en "Submit". Veurem alguna cosa semblant al següent:

<Built-in evaluators> ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config.xml ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config-dialogs.xml ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config-wizards.xml ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config-properties.xml ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config-navigation.xml ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config-wcm.xml ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config-actions.xml ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config-forum-actions.xml ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config-wcm-actions.xml ---> OK

classpath:alfresco/web-client-config-workflow-actions.xml ---> OK

classpath:alfresco/extension/web-client-config-custom.xml ---> Skipped - not available

workspace://SpacesStore/app:company_home/app:dictionary/app:webclient_extension/cm:web-client-config-custom.xml 

4.- Exploració d'Alfresco:

4.1.- Accediu a Alfresco com Administradors.

4.2.- Distingiu les tres zones de la pàgina principal:

• Barra d'eines.
• Barra lateral.
• Àrea de treball.

4.3.- Exploreu i documenteu les diferents opcions que presenten.

5.- Consola d'administració:

5.1.- Accediu a la consola d'administració. Mostreu els usuaris actuals del sistema.

5.2.- Crea els usuaris del teu grup de treball (3 o 4 companys de classe inclòs tu), un usuari per tu i un altre usuari pel professor, i els seus espais principals.

5.3.- Entreu en tots els Alfresco dels vostres companys i configureu el vostre perfil de sistema.

5.4.- Identifica les tres operacions que es poden fer sobre els usuaris del sistema (Consola d'administració / Gestiona usuaris del sistema).

5.5.- Crea un usuari de prova, Entra amb aquest usuari, ves al seu espai personal. Elimina l'usuari i comprova que ha passat amb el seu espai personal.

5.6.- Identifica els grups creats en la instal·lació d'Alfresco.

5.7.- Crea el grup de treball: Informàtica i Prova

5.8.- Dins del grup Informàtica crea dos subgrups de treball: Companys i Professors.

5.9.- Afegeix els teus usuaris als subgrups respectius.

5.10.- Elimina el grup Prova.

5.11.- Consulta la informació del sistema.

6.- Administració del contingut:

6.1.- Accedeix amb el teu usuari (no l'administrador) i dintre del teu espai personal, crea un subespai per a cada un dels mòduls que curses aquest any (com per exemple M8-Aplicacions web).

6.2.- Puja fitxers de diferent tipus als subespais creats en els apartats anteriors.

6.3.- D'algun fitxer que es pugui editar observeu els detalls, permeteu el versionat del document i genereu la primera versió del mateix.

6.4.- Crea algun contingut en format text en el subespai M8-Aplicacions web.

6.5.- Repeteix els passos anteriors en alguna de les comptes dels gestors d'arxius dels teus companys.

6.6.- Crea un contingut HTML en l'espai M8-Aplicacions web. El contingut HTML ha de presentar les principals característiques d'Alfresco. Envia aquest document al professor.

6.7.- Compartir contingut:

• Afegeix contingut a l'espai del convidat.
• Accedeix a la plataforma Alfresco Share, adreça http://localhost:8080/share i exploreu les funcionalitats per compartir continguts.
• Compartiu algun document amb els usuaris que heu creat anteriorment, amb rols d'editor per un company i el professor i amb el rol de lector per als altres companys. Envieu un correu notificant que heu compartit un document a tots els usuaris.
• Accediu als gestors d'arxius dels vostres companys i localitzeu els documents compartits.

6.8.- Copiar i enganxar:

• Habilita la vista Tauler lateral.
• Copia i mou contingut entre espais.

FASE 3 - Integritat del servei i documentació tècnica

Els punts 1 ha d'estar documentat.

Els punts del 2 al 10 no cal que estiguin documentats, però els haureu de defensar en la presentació.

Recordeu que cal canviar l'exemple de la escola per la de la vostra empresa.

1. Indexació d'arxius. Respon a les següents qüestions:
   1. Què és la indexació d'arxius?
   2. Suporta Alfresco la indexació d'arxius?
   3. Cóm es diu el motor de cerca d'Alfresco?
   4. On s'emmagatzemen els indexos de cerca?
   5. Quin arxiu conté els paràmetres de configuració del motor de cerca d'Alfresco?
   6. Què indica el següent paràmetre lucene.indexer.maxFieldLength=10000?
2. Mecanismes de seguretat del sistema.
   1. Suporta Alfresco sistemes de seguretat externs basats en usuaris i grups. En cas afirmatiu, quins?
   2. Accedeix a Alfresco amb el teu usuari (no admin). Dins del teu espai personal, crea dos subespais: Treball_en_grup, Compartir_documents.
   3. Puja documents editables en els dos subespais.
   4. Comparteix l'espai Treball_en_grup amb els diferents membres del teu grup, assignant-los un rol diferent a cadascú. Si precises de més usuaris crea'ls.
   5. Comparteix algun dels continguts del espai Compartir_documents amb els diferents membres del teu grup, assignant-los el rol de Consumidor a tots ells.
   6. Accedeix als espais dels teus companys.Respon les següents qüestions:
      1. On troben els usuaris els espais que han compartit amb ells altres usuaris?
      2. Què poden fer els diferents rols en els subespais compartits?
3. Control de versions
   1. Activa el control de versions d'algun document.
4. Edició offline.
   1. Treballa amb el document anterior offline. Descarrega'l, fes canvis i torna'l a pujar. Explica el funcionament de l'edició offline i les seves connotacions.
   2. Mostra tots les versions del document.
5. Foros.
   1. Obre un foro de discussió pel document. Tema del foro: Contingut del document. Cal que els teus companys facin aportacions en el foro.
6. Categories
   1. Accedeix a la consola d'administració i crea una nova categoria, per exemple “Apunts”.
   2. Accedeix amb el teu usuari i assigna la categoria anterior a alguns documents.
7. Cerques
   1. Investiga i fes algun exemple de cada una de les quatre opcions de cerca de contingut que t'ofereix Alfresco.
8. Regles
   1. Cerca documentació sobre el funcionament de les regles en Alfresco.
   2. Afegeix tres regles a l'espai Treball_en_grup.
9. Workflow
   1. Crea un fluxe de treball simple per a un espai:
      1. Aprovar fluxe: moure el contingut al espai del convidat.
      2. Rebutjar fluxe: moure el contingut al espai esborranys.
   2. Crear un fluxe de treball avançat:
      1. Assigneu tasques (mínim una de cada tipus a usuaris diferents).
      2. Accediu amb els usuaris feu les tasques.
      3. Acabeu les tasques segons correspongui, en funció de la tasca encomanada.
10. Documentació
    1. Fes un llista de vídeos, pàgines web, foros on trobar informació sobre les diferents característiques d'Alfresco.
    2. Investiga altres possibilitats d'Alfresco, documenta-les e implementa alguna d'elles.

Nom de l'activitat: Nom_CognomsX-Nom_CognomsX_SMX_M8_UF2_Pt2.pdf (Nom i cognoms dels X membres del grup)